Na Japan brengt koning Willem-Alexander de komende dagen een staatsbezoek aan Zuid-Korea, met in zijn kielzog een handelsmissie. De handel tussen Nederland en Zuid-Korea is het afgelopen decennium flink gegroeid. En met Koreanen is het goed zakendoen, als je tenminste ‘fingerspitzengefühl’ hebt voor hun cultuur.

“De klus zit er op. Onze monteurs zijn maandag teruggekomen uit Zuid-Korea.” Paul Geleedst van Franken Inox zegt het met enige opluchting in zijn stem. Het in het Zeeuwse Borssele gevestigde bedrijf maakt machines voor het verwerken van schaal en schelpdieren. De expertise ontwikkelde het bedrijf voor de mosselkwekers in Yerseke die zo’n dertig jaar geleden de verwerking van hun vangst mechaniseerden.

In de jaren negentig had Franken Inox al contacten in Zuid-Korea. Toch kwam de nieuwe order van dertig machines voor een grote fabriek wat merkwaardig binnen.

“Zuid-Koreanen gebruiken rare e-mailadressen, dan staat er bijvoorbeeld ‘jesus’ op de plaats waar je een naam verwacht of ‘paperaroma’. Krijg je zo’n mailtje binnen met daarin een order van een paar ton, dan vraag je je wel af of dat wel serieus is.”

Check, check, dubbel check

De meeste communicatie verloopt via e-mail. En omdat de mensen in Zuid-Korea meestal geen of slecht Engels spreken valt dat volgens Geleedst niet mee. “Om er voor te zorgen dat alles goed gaat, controleer ik altijd of de boodschap goed is overgekomen. Ik stuur bijvoorbeeld na ieder telefoongesprek een mailtje er achteraan waarin ik puntsgewijs en in eenvoudige korte zinnen opschrijf wat is afgesproken. Als het nodig is, bel ik nog eens op om te controleren of we elkaar goed hebben begrepen.”

En dan nog kan het misgaan. "Voor de bouw van de machines zou elektriciteit aanwezig zijn, maar toen we aankwamen was die er niet."

De baas is de baas

Bij Koreaanse bedrijven is de baas echt de baas. En daar moet je volgens Geleedst wel rekening mee houden. Zo is het gebruikelijk om e-mails in de aanhef aan de directeur te richten, ook al stuur je die dan naar je contactpersoon.

En wordt het contract getekend en komt de directeur naar Nederland, dan moet je eigen directeur hier ook bij zijn. Geleedst: "Dat wordt gewoon verwacht, ook al doet die directeur tijdens de ondertekening niet veel."

Toch kan het ook hier ondanks een grondige voorbereiding misgaan. "Voor het tekenen van het contract hadden we afgesproken dat ze met een delegatie een week naar Nederland zouden komen. Dus er was een heel programma gemaakt. Maar toen ze aankwamen, zeiden ze dat ze het contract kwamen tekenen en weer terug wilden gaan. En dus zaten ze ’s middags weer in het vliegtuig."

’s Avonds samen aan de soju

"Overdag is het een beetje stijf, maar ’s avonds gaan Koreanen graag met elkaar een hapje eten. En dan wordt er ook volop ‘soju’ gedronken, een soort jenever die erg populair is in Korea." Een uitnodiging voor zo’n avondje uit moet je volgens Wouter Wolzak van het Korea Business Center in Amsterdam altijd accepteren. "Het zou voor je gastheer een pijnlijk gezichtsverlies betekenen als je zou weigeren. Bovendien is het een heel goed moment om je relatie met je zakencontact verder te verdiepen."

Koreanen zijn volgens Wolzak gevoelig voor gezichtsverlies, en in het verlengde hiervan voor kleine etiquette. "Kom je bij een bijeenkomst, dan zit de baas altijd in het midden, rechts van hem zijn tweede en links zijn derde man."’

Nederlanders hebben hier over het algemeen weinig mee en geven dan de verkeerde man als eerste een hand. Bovendien zijn Koreanen, mede omdat zij niet zo goed Engels spreken, wat onzeker en terughoudend als ze internationaal zaken doen. Wolzak: "Nederlanders houden met dat soort dingen niet altijd rekening waardoor ze in Korea algauw een beetje onbehouwen overkomen."

Kijk uit wat je zegt

Nederlanders vinden  open en directe communicatie wel prettig. Maar volgens Wolkzak wordt dat in Zuid-Korea absoluut niet gewaardeerd. "Als ik bijvoorbeeld een presentatie geef voor overheidsmensen, dan moet ik heel goed oppassen met wat ik zeg. Zo ligt een onderwerp als vergrijzing, een groot maatschappelijk probleem in het land, heel gevoelig."

Boos worden is ook geen handige manier om aan te geven wat je van plan bent. Want Koreanen ervaren dat als een hele nare vorm van gezichtsverlies.

Vanwege de vrees voor gezichtsverlies zijn Koreanen ook niet altijd duidelijk. Dat zaken onverwachts niet geregeld zijn, zoals Geleedst vertelt, herkent Wolkzak wel. "Het is moeilijk om mensen hier op aan te spreken. En ze zullen zelf niet snel aangeven dat iets niet geluktis , want ook dat betekent gezichtsverlies."

Lees ook

Zo ziet de Nederlandse handel met Zuid-Korea eruit

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl